Kort och enkelt om KPI:er – vad är det och hur kan du använda det?

När vi satt våra mål med verksamheten så behöver vi ett sätt att se så vi är på rätt väg och att vi fokuserar på rätt saker, som tar oss närmre målet. Det är här KPI:er kommer in i bilden och hjälper oss. Så fort vi börjar prata siffror vet jag att många direkt backar och känner att detta är inte för dem. Statistik och siffror är en sån där vattendelare, vissa älskar det och vissa tycker det är krångligt. Men jag vill ändå hävda att detta är något alla har nytta av och kan tycka är intressant om man inte krånglar till det. Så vi försöker hålla det så enkelt som möjligt.

KPI – Key Performance Indicator

KPI är en förkortning av Key Performance Indicator, på svenska betyder det nyckeltal. Dessa nyckeltal är något vi håller koll på för att utvärdera ett mål. Det finns idag oändligt med data att tillgå men ofta väldigt lite tid och intresse för att gå igenom allt. Genom att då välja ut bara några nyckeltal som vi följer och fokuserar på så blir det mycket enklare att ta till sig och siffrorna fyller ett syfte.

Exempel på hur det kan fungera

Säg att vi har ett ekonomiskt mål, att vi ska sälja för 500 000 kr under en månad. Vi utgår från att majoriteten av försäljningen sker via intresseanmälningar som kommer in via webbplatsen. Genom att då ha koll på hur många intresseanmälningar vi får in via webbplatsen och sen hur stor andel av dem som i nästa steg (i snitt) blir kunder, då får vi en indikation på hur många intresseanmälningar vi behöver få in för att kunna nå vårt säljmål.

Så säg att vi i snitt säljer på hälften av alla intresseanmälningar vi får in och en order i snitt är värd 50 000 kr. Vi behöver då få in 10 ordrar för att nå säljmålet (500 000 / 50 000 = 10). Och om vi då i snitt säljer på 50% av alla intresseanmälningar som kommer in så behövs det 20 st om vi ska få in 10 ordrar.

Om vi då gör insatser för att öka antalet intresseanmälningar så kan det vara intressant att följa hur detta påverkar vårt sälj. Här har vi med andra ord två intressanta KPI:er att ha koll på. Där skulle vi sen kunna analysera hur vi kan sälja på fler av våra intresseanmälningar och så klart hur vi får fler besökare att skicka in sitt intresse så vi får mer underlag att sälja på. På detta sätt kan vi utifrån vårt mål följa ett par nyckeltal som direkt kan påverka slutresultatet.

Säg att ert mål är att sprida varumärket, ni vill att fler ska känna till er. Då är det ju viktigt med KPI:er som visar hur många som ser er i olika sammanhang. Det kan vara räckvidden på Instagram och LinkedIn men även antalet nya besök på webbplatsen. När ni sen gör olika insatser för att öka antalet besök på webbplatsen eller sprida era inlägg i sociala medier kan ni följa hur dessa nyckeltal påverkas och förhoppningsvis bidrar till ert mål att nå så många som möjligt.

Bra att tänka på

Om detta är nytt för er, försök fokusera på så få KPI:er som möjligt till att börja med. Lägg lite extra tid eller ta in hjälp för att hitta bra mätvärden att följa. Sätt gärna ihop en grupp internt och bestäm på vilket sätt ni ska mäta och hur det ska följas upp. Välj mätvärden som är enkla att förstå och om detta värde förändras att ni direkt ser effekt av det. Det vill säga ökar antalet intresseanmälningar så ökar även försäljningen. Vet vi då även vad varje kund är värd så blir det lättare att bestämma vad vi kan lägga i pengar på olika insatser för att driva trafik till webbplatsen och skapa ett bra innehåll där så vi får fler intresseanmälningar som sen i nästa steg blir kunder.

Dokumentera era KPI:er

Skapa ett dokument där det är tydligt vad ni har för affärsmål, hur ni ska uppnå det och vilka KPI:er som kan visa hur det går. Det ska visa vad ni mäter, varför ni gör det och hur. Dela dokumentet med dem som hjälper till att samla in siffrorna och gör sen gärna en snygg mall som ni kan använda för att enkelt presentera utfallet för exempelvis ledningen.

Detta behöver sen utvärderas med jämna mellanrum så ni fokuserar på rätt KPI:er. Kanske har ert mål ändrats eller så finns det fler kanaler som bidrar med försäljning men som behöver mätas på ett annat sätt. Och självklart kan ni fylla i annan intressant statistik som ni vill följa som kanske inte direkt har med era mål att göra, men ha dem lite vid sidan och försök begränsa så det inte är allt för många så det blir för komplext.

Lycka till!